A C Y

(ART ET CULTURE EN YVELINES)

 

REGLEMENT INTERIEUR

(complète les Statuts)

 

 

Article 1 - Généralités

L'A.C.Y. étant une association régie par la loi du 1^er juillet 1901 et du décret du 16 août 1901, ce règlement intérieur a pour objet de compléter son mode de fonctionnement en cohérence avec les statuts.

Article 2 – Le bureau

Le bureau de l'A.C.Y. est renouvelé à l'occasion de l'Assemblée Générale Ordinaire qui se tient habituellement dans les deux mois suivant la clôture des comptes.

Il faut être membre de A.C.Y. pour voter lors de l’élection du bureau.

Les postes à pourvoir obligatoirement sont les suivants :

·        Un(e) Président(e) : En charge de représenter l’association auprès des tiers (administration, partenaires, banques, public...) et en justice. Signe tous les documents engageant l’association (bail, contrats, convention, communication...). Valide toutes les communications quel que soit le support ou les destinataires.

·        Un(e) Vice-Président(e) : Assister le/la Président/Présidente dans toutes les tâches ci-dessus, le/la remplacer en cas d’absence ou de défaillance.

·        Un(e) Trésorier(e) : Responsable financier de l’association, gère les comptes et en tient la comptabilité. Assure les encaissements des sorties et les remises en banque associées. Assure le suivi des recettes de l’association et effectue le règlement des factures. Enfin, cette personne rédige un rapport sur l’état des comptes et de la trésorerie communiqués lors de l’Assemblée Générale.

·        Un(e) Trésorier(e) adjoint(e) : aide et remplace notamment la trésorière en cas d’absence

·        Un(e) Secrétaire(e) : En charge d’assurer le bon fonctionnement administratif et de la communication interne de l’association. Cette personne envoie les convocations aux réunions et formalise les comptes-rendus de réunions et PV. Spécifiquement pour A.C.Y., elle organise les sorties avec les prestataires retenus et propose une fiche d’information pour chacune d’entre elles à l’ensemble des adhérents.

·        Un(e) ou deux secrétaire(s) adjointe(s) : Collabore(nt) avec la secrétaire pour l’organisation des sorties, la rédaction des fiches d’information et de documents divers.

·        Un(e)Responsable Média internet : En charge de la mise à jour du site internet de l’Association et de la communication sur le site en collaboration avec la Présidente et la secrétaire

·        Un(e) Responsable adjoint(e) Média internet : Collabore avec le (la) Responsable à la mise à jour du site

Le bureau se réunit au moins une fois par mois sur convocation. Les membres du bureau constituent le Conseil d’administration de l’Association. Son rôle principal est d’assurer le bon fonctionnement de l’Association selon les statuts, sa gestion et l’application des délibérations. Le/la Président(e) porte la responsabilité des actions, avec le soutien du/de la Vice-Président (e), le/la secrétaire et le/la Trésorière.

 

Article 3 – Présence des membres du bureau

Toute personne élue au bureau devra participer régulièrement aux réunions du bureau au cours de l’année, en plus des Assemblées Générales, sauf cas de force majeure, telle que déménagement, rendez-vous médical, maladie grave, décès. Tout membre du bureau préviendra préalablement par tout moyen à sa convenance.

Article 4 – Démission – Exclusion- Décès d’un membre

1. La démission doit être adressée au président du conseil par lettre recommandée. Elle n’a pas à être motivée par le membre démissionnaire.

 

2. Comme indiqué à l’article « 8 » des statuts, l’exclusion d’un membre peut être prononcée par le conseil, pour motif grave. Sont notamment réputés constituer des motifs graves :

- la non-participation aux activités de l’association ;

- une condamnation pénale pour crime et délit ;

- toute action de nature à porter préjudice, directement ou indirectement, aux activités de l’association ou à sa réputation.

En tout état de cause, l’intéressé doit être mis en mesure de présenter sa défense, préalablement à la décision d’exclusion.

La décision d’exclusion est adoptée par le conseil statuant à la majorité des deux tiers des membres présents.

 

3. En cas de décès d’un membre, les héritiers ou les légataires ne peuvent prétendre à un quelconque maintien dans l’association

Article 5 – Responsabilité financière

L'A.C.Y. est responsable devant la loi des comptes financiers de l’A.C.Y.

En cas de subvention municipale, départementale, régionale ou nationale annuelle versée à l’association, A.C.Y. a également en charge de présenter à l’organisme concerné le dossier financier sur lequel sera basée la subvention.

Article 6 – Cotisation annuelle

La cotisation annuelle payée par les Adhérents pour l’année en cours, n’est pas remboursable par l’A C Y, en cas de démission de l’Adhérent qu’elles qu’en soient les causes.

Article 7 – Organisation et règlement des sorties

Les sorties à la journée, les voyages de plusieurs jours ou les déplacements pour assister à un spectacle (concerts, théâtres, cabarets, etc. ...) s’effectuent en car, quel que soit le prestataire choisi. Le départ s’effectue à une heure fixe, communiquée sur le bulletin d’inscription.

 

En cas de modification de l’horaire, tous les participants sont prévenus immédiatement par courriel, à défaut par téléphone ou SMS.

 

Avant chaque sortie, tous les participants, reçoivent dans la semaine précédant la sortie, une confirmation par courriel, précisant, le nom de l’événement et les horaires, ainsi que le nom du/de la Responsable du groupe pour la sortie, et son N0 de portable en cas de problème.

 

En conséquence, et pour la bonne marche de la sortie, les départs se feront à l’heure prévue et aucun retard ne pourra être toléré. Les retardataires ne pourront prétendre à aucun remboursement.

Article 8 – Assurance annulation

Pour tout voyage à compter de deux jours et plus, une assurance annulation sera mise en place. S’agissant d’une assurance collective, elle s’appliquera à l’ensemble des participants dès l’inscription. Cette assurance couvre exclusivement les cas de force majeure tels que maladie, accident, décès d’un proche.  Le taux est d’environ 4,5% du montant du voyage.

Article 9 – Désistement tardif

En cas d’annulation tardive, concernant les sorties spectacles (concert, ballet, opéra, théâtre), les billets ne sont ni modifiables, ni remboursables, une fois que nous avons validé le spectacle auprès du prestataire. Par conséquent, en cas de désistement et quel qu’en soit le motif, en cas d’absence du/des participant(s), la participation reste acquise à l’Association sauf remplacement possible en cas d’une éventuelle liste d’attente ou autre.

Article 10 – Précisions complémentaires

Concernant les sorties et plus particulièrement, les déplacements à compter de deux jours, nous rappelons aux participants que les places dans le car ne sont pas attribuées ; chacun s’installe où il veut et choisit éventuellement une autre place le lendemain.

Toutefois, deux exceptions s’imposent :

-        La personne responsable du groupe (quel que soit son statut – membre du bureau ou adhérent-) occupe obligatoirement la place devant à droite, pour des raisons principalement techniques, (échanges avec le chauffeur, ou annonces éventuelles), sachant que nous ne sommes pas censés nous déplacer lorsque le car circule.

-        Nous pouvons être amenés à réserver des places à l’avant du car pour les personnes ayant des problèmes de santé ou de mobilités. Dans ce cas, merci de contacter les membres du bureau, quelques jours avant le départ.